Beställningar i OPEN Two

Beroende på om du arbetar i kassan eller i BackOffice, finns det olika sätt att hantera beställningar, och den mest omfattande hanteringen sker i BackOffice. En beställning kan ha fyra olika statusar: Efterfrågad, Bearbetas, Slutförd och Avbruten.

När en beställningen har skapats får den status Efterfrågad, och så fort någon från leverantörs-lagret har accepterat att de kan skicka beställingen får den status Bearbetas.
Notera att om leverantörs-lagret har aktiverat inställningen "Auto-acceptera beställningar" blir beställningen automatiskt accepterad, vilket innebär att beställningen får status Bearbetas direkt.
När beställningen har status Bearbetas kan du skriva ut en plocklista. Så fort beställningen har plockats anger du detta i BackOffice, och genom att trycka på Leverera får beställningen den slutgiltiga statusen Slutförd. Detta innebär att hanteringen av beställningen är avslutad.
I BackOffice kan du välja att avvisa en beställning både när den har status Efterfrågad och Bearbetas, på så sätt får den status Avbruten.

Bra att veta om beställningar

Framförallt för Enterprise-bolag eller interna beställningar
Att göra beställningar är framförallt användbart för dig med Enterprise-struktur för att kunna beställa varor från ditt externa Ongoing-lager eller om du behöver flytta varor mellan dina interna lager. För dig som är småföretagare och beställer dina varor från olika leverantörer utanför OPEN Two rekommenderar vi att du använder dig av inleverans för att föra in varorna i ditt lager.
Större kontroll över beställningar i BackOffice
I BackOffice har du mer kontroll över beställningar och generellt sett mer flexibilitet jämfört med när du arbetar i kassan.
En konsekvens av detta är att om ditt lager fungerar som en försäljningspunkt, dvs att det finns en kassa kopplad till lagret, så kan du endast ha en leverantör för det lagret. Det innebär att du bara kan beställa varor från ett annat lager. Om lagret inte har någon kassa kopplad till sig kan du däremot ha flera leverantörer till samma lager.
Detta beror på att kassans funktioner är mer begränsade än i BackOffice, där du vid beställning kan välja mellan flera leverantörer. Detta är viktigt att känna till om du har flera lager som behöver kunna beställa varor från olika källor.
Se exemplet nedan där Huvudlagret kan beställa varor från ett externt Ongoing-lager och skicka och ta emot varor från Butikslager 1A och Butikslager 1B. Huvudlagret har således tre leverantörer. Å andra sidan har Butikslagren bara en leverantör vardera, vilket innebär att de bara kan beställa varor från Huvudlagret. Butikslagren är försäljningspunkter och har kassor kopplade till sig (vilket Huvudlagret inte har). Det innebär att om du behöver flytta varor mellan Butikslager 1A och 1B måste du först flytta dem till Huvudlagret och sedan vidare till deras slutdestination.
Prisuppdatering vid leverans
Beställningens pris baseras på det aktuella priset vid leveranstidpunkten istället för vid beställningstillfället. Eventuella prisändringar mellan beställning och leverans kommer att återspegla det nya priset.
I nuläget är detta på plats vad gäller interna beställningar, och inom kort har vi samma funktionalitet om man beställer varor från ett externt Ongoing-lager.
Artiklar per box hämtas från leverantörslagret
När du gör en beställning kan du välja mellan att ange antal i hela boxar eller i enskilda artiklar.
För att säkerställa att den angivna mängden i beställningen stämmer överens med den faktiska tillgängliga mängden hos leverantören hämtas antal artiklar per box från leverantörslagret. Detta minskar risken för felaktigheter och säkerställer att beställningen blir korrekt.
Om du tex beställer varor från ett externt Ongoing-lager där antal artiklar per box nyligen har ändrats från 4 till 6, kommer detta att visas när du gör din beställning. När du flyttar varor från ditt huvudlager till ett mindre lager gäller det antal artiklar per box som du har angett för artiklarna i huvudlagret. På så sätt kan du använda upp alla boxar med 4 artiklar innan du ändrar till 6, vilket säkerställer att din beställning matchar de faktiska boxar som plockas.

BackOffice: skapa och hantera beställningar för alla lager

I BackOffice kan du enkelt skapa och hantera beställningar för alla dina lager. Oavsett om du beställer varor från ett lager internt eller externt via Ongoing, är processen i stort sett densamma. Den främsta skillnaden ligger i hur själva hanteringen av beställningen sker efter att den är lagd.

När du beställer från ett externt Ongoing-lager, kan du spåra din order i BackOffice, men själva bearbetningen sker hos leverantören. Det innebär att du inte kan ändra eller avbryta din beställning efter att den har skickats. Om det behövs några ändringar måste du kontakta din leverantör direkt.

Vid beställning från ett internt lager kan du hantera hela processen i BackOffice. Du kan acceptera beställningen, markera när den har plockats och levererats. Så länge beställningen inte har slutförts, har du möjlighet att avbryta eller redigera den direkt i BackOffice.

Skapa beställning

För att kunna beställa varor från ett visst lager behöver du ha valt det lagret som leverantör. Detta hanterar du i inställningarna för destinationslagret, i sektionen "Beställer från".

Välj LAGER i menyn och gå till BESTÄLLNINGAR.
Här ser du beställningarna för alla dina lager. Du kan filtrera på Lager och Status, och använda Från och Till för att bara se beställningarna för en viss period, tex senaste månaden.
Tryck på knappen NY BESTÄLLNING under sidans rubrik.

VÄLJ LEVERANTÖR
Välj det lager som ska vara leverantör (dvs det lager som varorna ska skickas från). När du har valt ett lager tas du automatiskt vidare till nästa steg.
VÄLJ DESTINATION
Välj det lager som ska vara destination (dvs det lager som ska ta emot varorna). När du har valt ett lager tas du automatiskt vidare till nästa steg.
BESTÄLLNINGSMÄNGD
Välj artiklar genom att ange hur många du vill beställa av respektive artikel. Du kan söka på namn eller SKU, eller filtrera listan på Varugrupper och Kassakategorier. Använd Kolumner för att visa eller dölja kolumner i listan.
- Mållagernivå och lagersaldo
  Genom att jämföra kolumnerna Beställningspunkt, I lager och Mållagernivå ser du enkelt vilka artiklar som behöver fyllas på i destinationslagret. Ett lagersaldo under beställningspunkten markeras med rött.
  Med bara några klick kan du skapa en beställning där alla artiklar fylls på enligt mållagernivån. Tryck på knappen UPPNÅ MÅLLAGERNIVÅ.
  I dialogen som öppnas, slå på Inkludera bara artiklar under beställningspunkten om du bara vill fylla på de artiklar vars lagersaldo är lägre än beställningspunkten. Annars nås mållagernivån för alla artiklar som har en mållagernivå. Tryck på BEKRÄFTA.
  Tryck på RENSA ALLA INMATNINGAR om du vill börja om.
- Boxar och enskilda artiklar
  Du kan välja att beställa i Boxar (BX) eller i Enskilda artiklar, och de två kolumnerna räknas om till varandra. Under fältet för boxar ser du hur många artiklar som finns i en box. Om du anger 1 under Boxar fylls Enskilda artiklar automatiskt i med motsvarande antal artiklar, och tvärtom.
  Om du anger ett antal som inte går jämnt upp i hela boxar avrundas Boxar uppåt och raden markeras med ≠. En notis ovanför listan informerar om att boxen måste brytas, eftersom det beställda antalet inte fyller en hel box.
  Om fältet Boxar är utgråat har antal artiklar per box inte angetts för artikeln i leverantörslagret. Ange då hur många artiklar du vill beställa under Enskilda artiklar istället.
- Lagersaldo efter leverans
  Tryck på pilen i slutet av en rad för att se vad lagersaldot i destinationslagret blir efter leveransen.
- Ordervärde
  Du ser även ett inköpsvärde eller försäljningsvärde per orderrad, beroende på om du beställer internt eller från ditt externa Ongoing-lager. Interna beställningar visar ett försäljningsvärde och externa beställningar visar ett inköpsvärde (förutsatt att artiklarna har ett inköpspris i BackOffice).
- När du har valt artiklar och antal att beställa, tryck på NÄSTA för att gå vidare.
SKICKA BESTÄLLNING
I sista steget sammanfattas din beställning och du kan välja hur du vill skicka den.
- Ge beställningen ett namn och välj ett leveransdatum.
- Du ser även leverantör, destination och beställningens totala värde. Beroende på om du beställer från ett internt eller externt lager baseras ordervärdet på försäljningspris eller inköpspris.
Uppe till höger har du flera alternativ för hur beställningen ska skickas:
- Lägg beställning / Lägg beställning & skriv ut
  Välj LÄGG BESTÄLLNING för att skicka beställningen, som då får status Efterfrågad eller Bearbetas, beroende på om leverantörslagret har valt att auto-acceptera inkomna beställningar eller inte.
  Välj LÄGG BESTÄLLNING & SKRIV UT i pilmenyn bredvid knappen om du även vill att en PDF ska öppnas i din webbläsare, där du direkt kan skriva ut beställningen.
- Leverera direkt / Leverera & skriv ut (gäller endast interna beställningar)
  Välj LEVERERA DIREKT för att skicka beställningen, som då får status Slutförd.
  OBS – detta innebär att du inte kan göra några ändringar i beställningen, eftersom den slutförs direkt.
  Välj LEVERERA & SKRIV UT i pilmenyn bredvid knappen om du även vill att en PDF ska öppnas i din webbläsare, där du direkt kan skriva ut beställningen.
När du är tillbaka på översikten över dina beställningar ser du att beställningen har skapats.

Plocka och leverera beställning

ACCEPTERA BESTÄLLNING
En ny beställning med status Efterfrågad behöver accepteras innan den kan plockas. Tryck på beställningen i listan och välj sedan ACCEPTERA i dialogen som öppnas.
Om inställningen "Auto-acceptera beställningar" är aktiverad på leverantörslagret accepteras beställningen automatiskt. Det innebär att beställningen direkt får status Bearbetas, och du kan plocka beställningen med en gång.
PLOCKA BESTÄLLNING
När beställningen har status Bearbetas kan du plocka den. Tryck på beställningen för att öppna ordersammanfattningen.
- Skriv ut plocklista
  Tryck på SKRIVARIKONEN i det övre högra hörnet för att skriva ut plocklistan, eller på NEDLADDNINGSIKONEN för att ladda ner den som PDF.
  Ett exempel på plocklistan visas till höger.
- Fyll i plocklistan
  När beställningen har plockats i lagret behöver du även ange detta i BackOffice genom att fylla i kolumnen Plockat. Du kan även lägga till en kommentar per artikel.
  Om du vill fylla i plocklistan automatiskt med allt som har beställts, tryck på FYLL PLOCKAT-KOLUMN
  och bekräfta genom att trycka på JA.
LEVERERA OCH SLUTFÖR BESTÄLLNING
När plocklistan är ifylld, tryck på knappen LEVERERA för att slutföra beställningen.
Beställningen markeras då som Slutförd, och du kan leverera varorna till destinationslagret.

Redigera beställning

Användare med BackOffice-behörighet kan ändra beställningar innan de har levererats (dvs beställningar med status Efterfrågad och Bearbetas). För att lägga till/ta bort artiklar eller ändra antal i en beställning, följ dessa steg:

Tryck på den aktuella beställningen i listan för att öppna en dialog med en ordersammanfattning.
Tryck på PENNAN i det övre högra hörnet.
Gör ändringarna, tex av antal, namn eller leveransdatum, och tryck sedan på SPARA ÄNDRINGAR.

Avbryt beställning

Användare med BackOffice-behörighet kan avbryta beställningar innan de har levererats (dvs beställningar med status Efterfrågad och Bearbetas).

Tryck på den aktuella beställningen i listan för att öppna en dialog med en ordersammanfattning.
Tryck på AVVISA.

Kassan: skapa beställningar för det egna lagret

Om ett av dina lager är kopplat till samma kostnadsställe som kassan, så kan du skapa beställningar direkt från kassan. Du kan endast beställa varor från ett annat lager till det egna lagret från kassan. För att kunna göra detta måste det finnas en leverantör till kassans lager, vilket enkelt kan styra i BackOffice, under inställningarna för kassans lager.

Sammanfattningsvis, för att kunna göra beställningar från kassan, se till att följande krav är uppfyllda:

Det finns ett lager som är kopplat till samma kostnadsställe som kassan.
Det aktuella lagret har en vald leverantör, vilket innebär att ett annat lager är valt i sektionen "Beställer från" i lagrets inställningar. Notera att du enbart kan ha en leverantör till ett lager som är kopplat till en kassa.